ORGANİZASYON SÜRECİ NEDİR ?
ORGANİZASYON SÜRECİNİN AŞAMALARI
Organizasyon süreci: İşletmenin amaçlarına ulaşılabilmesi için, yapılacak işlerin tanımlanması ve gruplanması; işleri yerine getirecek kişilerin, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi ve atanması, verimli ve etkin bir faaliyet ortamı oluşturabilmek için gerekli fiziki şartların hazırlanması çalışmalarının tamamı organizasyon süreci olarak ifade edilir.
Organizasyon süreci beş aşamadan oluşur:
1. Planların ve Amaçların İncelenmesi
Örgütleme yani organizasyon süreci, planlamanın devamıdır. Planlar, işletmenin hedeflerini ortaya koyar ve faaliyetler için yol gösterici olmasından dolayı, organizasyon yani organizasyon sürecinin başlangıcında, planlarda nelerin hedeflendiği dikkatle incelenmelidir. İşletmelerin kuruluş aşamasında bir veya birden fazla temel hedef ve amaçlar belirlenir ve işletmenin bütün yapısı bu hedeflere göre oluşturulur. Böylece kuruluşu hedefine ulaştıracak faaliyetler belirlenir.
2. Yapılacak Faaliyetlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması.
Yapılacak işin ne olduğu etraflıca ortaya konması ve tanımlanması gerekmektedir. İşletmelerde verimli bir çalışma ortamı için benzer faaliyetlerin aynı grup içinde toplanması yani birbirini tamamlayan faaliyetlerin bir bölümde toplanır ve her bölümün yetki ve sorumluluğu bir yöneticiye verilir. Yönetim birliği kuralına de uygun olarak her bölüm için bir yöneticinin yetkili ve sorumlu olması çalışma ortamında düzeni sağlamaya dönüktür.
İşbölümü ve uzmanlaşma kuralına paralel olarak, zamanı ve işgücünü verimli kullanabilmek amacıyla işler parçalara bölünür, işbölümü sonucunda herkes en iyi yapabildiği iş üzerinde yoğunlaşır. Dolayısıyla işletmede oluşturulan bölümlerdeki faaliyetler, o konuda bilgi ve tecrübe sahibi kişilerce sürdürülür, uzmanlaşma artar ve böylece etkin ve verimli bir çalışma düzeni kurulmuş olur.
3. İşleri Yapacak Personelin Niteliklerinin Belirlenmesi ve Atanması.
Her bir faaliyet grubu için, işleri görecek personelin sayısı ve özellikleri belirlenir. Bu, "normkadro" çalışması olarak burada her bir işin vasıflarını gösteren iş tanımları yapılır. İşletmede mevcut işler için yönetici ve düz çalışanlara ihtiyaç bulunmaktadır. Her iş için ihtiyaç duyulan yönetici ve çalışan sayısı ile birlikte her iş için ihtiyaç duyulan yönetici ve personellerin nitelikleri ortaya konur. Bunlar dikkate alınarak personel seçimi gerçekleştirilir ve atamaları yapılır. İşletmelerde her iş belirli bir eğitimi, tecrübeyi ve fiziki özellikleri gerektirir. Personel seçiminde istenen niteliklere (özellik vasıf) sahip kişiler tercih edilmesini ifade eden "işe göre adam" prensibi ve dolayısıyla verimliliğin sağlanmasında önemlidir.
4. Yetki Ve Sorumlulukların Belirlenmesi
Bu aşamada, kuruluşta işlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için hiyerarşik ilişkiler oluşturulur. Personelin hangi konulardan sorumlu olduğu, yöneticilerin sahip olduğu yetkinin sınırları, karşılıklı yetki ve sorumluluk ilişkileri açık şekilde belirlenir. Hiyerarşik yapının oluşturulmasında dikey ve yatay hiyerarşik ilişkiler yanında diyagonal yani çapraz ilişkiler farklı olarak düzenlenebilir. Yetki ve sorumlulukların kuruluş çapında düzenlenmesinin sonucunda bir organizasyon yapısı ortaya çıkar.
5.Yer Ve Araç İle Yöntemlerin Belirlenmesi
Organizasyon sürecinin bu son aşamasında çalışanların ihtiyaç duyduğu araç, gereç ve fiziki çevre şartları düzenlenmesi gerekir. İşletmenin üretime geçebilmesi için fiziki ortamın, makine, haberleşme araçları, bürolar ve benzeri donanımın hazır duruma getirilmesi gerekir. Bundan sonra fiziki yerleşme düzeni, işlerin "en az emek" kaidesine uygun şekilde yapılması sağlanır.
